règlement

1. L’ÉVÉNEMENT

Le Raid VTT Ultra Raid des 3 Vallées est organisé par l’ASBL Ultra Raid des 3 Vallées - rue de la gare 23, 5522 Falaen - Belgique. Il s’agit d’un raid à étape engagé physiquement et techniquement.

2. L’EPREUVE

L’ultra raid se court en individuel et il est chronométré.

3. CONDITIONS DE PARTICIPATION

Le raid est ouvert à toutes et à tous, licenciés et non licenciés. Vous avez l’obligation de fournir un certificat médical de non contre-indication du sport en compétition, du fait que l’épreuve est chronométrée. Ce dernier doit être validé au maximum pour le jour du départ. Le raid découverte est accessible partir de 16 ans. L’ultra est interdit aux mineurs de moins de 16 ans non accompagné. Le raid est accessible aux VTT électriques.

4. INSCRIPTIONS

L’inscription aux épreuves se fait exclusivement sur le site www.ultratiming.be avec un paiement en ligne associé ou par virement. Les tarifs sont disponibles sur le site internet du raid et sur le site de ultratiming.be. Pour des raisons de sécurité, l’organisation limite le nombre de concurrents en rando raid. Pour des raisons de logistique le nombre d’accompagnants / assistants ne pourra excéder 1 par coureur. Tout engagement est personnel, ferme et définitif. Aucun transfert d’inscription n’est autorisé pour quelque motif que ce soit. Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne, sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident.

5. RETRAIT DES DOSSARDS

Les dossards seront à retirer la journée du vendredi sur la plage horaire prévue à cet effet. Les horaires et lieux sont communiqués sur le site internet du raid, la page facebook et dans le programme officiel. Toute personne qui ne se présente pas durant cette plage horaire sera considérée comme non partante. La plaque de course est à mettre sur le cintre du vélo. Un bracelet d’identification sera distribué à chaque participant et assistant. Il devra être porté en permanence au poignet dès la remise du dossard.

6. PARCOURS

6.1. Accès au départ L’accès à la ligne de départ avant chaque étape doit se faire en respectant les horaires communiqués lors des briefings. Les concurrents devront passer obligatoirement le check-in sous l’arche de départ pour être pointé électroniquement comme partant. Toute absence de pointage entraînera la mise hors course du randonneur (retrait de la plaque de cadre, du bracelet, non suivi des bagages etc…)

6.2. Arrivée d’étape
Les concurrents devront impérativement passer par la ligne d’arrivée pour être pointé électroniquement comme arrivé. Tout absence de pointage pourra déclencher des recherches avec les services de secours. Ces frais non justifiés seront entièrement imputé au randonneur.

6.3 Balisage et tracés
Le parcours est balisé par nos soins, complété par des flèches au nom de l’Ultra Raid des 3 Vallées de couleurs jaunes et noirs.
L’organisation fournit un road book indiquant les ravitaillements et check point. Les traces sont disponibles en téléchargement sur le site internet du raid. Le GPS n’est pas obligatoire mais conseillé. Etant donné la longueur et la complexité des étapes sur plus de 240 km de raid, certains carrefours et passages en chemins ne seront pas sécurisés ou dotés de signaleurs. Il est donc impératif de respecter le code de la route. Nous rappelons que l’ensemble du parcours est ouvert à la circulation et aux autres modes de déplacements. Le tracé pourra être modifié à tout instant si l’organisation juge que certaines conditions viennent contrarier le parcours initial. A titre d’exemple, après de fortes intempéries ayant entraînées un glissement de terrain, la peste porcine africaine…. Toute modification sera signalée sur le site internet ou lors d’un briefing si le fait se produit durant la course. Les concurrents ne doivent emprunter les axes goudronnés pour rejoindre l’arrivée ou relier l’étape du jour que s'ils sont autorisés par l'organisation et signalés sur le road book. Tout manquement sera considéré comme un abandon et l’exclusion sera immédiate. Seuls les véhicules de l’organisation, les secours, la presse et les motos de la course sont autorisés à rouler sur le parcours. Les zones d’assistance sont accessibles à véhicule et seules les zones indiquées sur le road book assistants seront tolérées à la circulation de tiers.

Respect de l’environnement Il est strictement interdit d’abandonner sur le parcours ses déchets. Des poubelles sont à votre disposition sur les ravitaillements, aire d’arrivée et zone de bivouac. Il est aussi interdit de s’éloigner de l’itinéraire balisé en coupant à travers champs et autres zones naturelles. Le raid emprunte des sites naturels sensibles soumis à autorisation de passage. La pérennité du raid dépend de votre comportement.

7. LA COURSE

7.1. Déroulement
L’organisation indique des portes horaires au-delà desquelles tout randonneur se présentant à cette barrière devra emprunter un itinéraire bis plus rapide pour rejoindre l’arrivée. L’utilisation de VTT à assistance électrique est possible mais devra être signalée lors de l’inscription.

7.2. Abandons
Un Check point course au départ et l’arrivée d’étape permet de signaler tout abandon avant un départ ou après une arrivée pour le lendemain = CHECK IN / CHECK OUT
En cas d’abandon, hors évacuation médicale durant une étape, il est impératif de signaler à l’arrivée votre abandon. Dans tous les cas vous devez venir signaler sur la ligne d’arrivée votre abandon provisoire ou définitif. -
Provisoire : vous pourrez repartir sur l’étape du lendemain. Pour sauter une étape vous devez le signaler et organiser votre transfert par vos propres moyens. L’organisation fera le maximum pour vous transférer mais ne peut être tenue responsable si cela n’est pas possible.
- Définitif : Vous quittez la course et l’organisation n’est plus en charge de gérer vos effets personnels et votre retour à votre véhicule. Il est formellement interdit de quitter la course sans être passé signaler ce fait au check out de la ligne d’arrivée de l’étape du jour.
Le non-respect de ce point de règlement entraînera une facturation forfaitaire de 100€ par personne et l’organisation pourra engager des poursuites pour avoir engagé des recherches du fait de votre négligence. L’Etat peut aussi engager directement des poursuites à votre encontre.

7.3. Matériel obligatoire

Individuel
- Tente si vous dormez en bivouac
- casque,
- couverture de survie,
- vêtements chauds (1 polaire, 1 veste imperméable respirante, 1 collant long, 1 bonnet, 1 paire de gants longs).
Pour l’étape de nuit :
- un gilet jaune fluo,
- 1 éclairage avant et 1 éclairage arrière.
- 1 GPS conseillé mais non obligatoire
- 1 téléphone portable,,
- 1 nécessaire de réparation,
- 1 trousse de secours avec les éléments suivants :

TROUSSE DE SECOURS
- 1 pansement américain
- 1 bande auto agrippante 5 compresses
- 1Désinfectant
- 1 Collyre
- 1 Sparadrap
- 1 Antalgique laissé à l'appréciation du coureur et de son médecin traitant
- 1 Antihistaminique

Il vous sera précisé à chaque briefing si vous pouvez vous dispenser de certains matériels. Tout concurrent devra porter le matériel fourni par l'organisation : plaque VTT, bracelets, dispositif de chronométrage et/ou tracking live. Les concurrents sont semi-autonomes sur chaque étape. 2 à 6 ravitaillements sont prévus par section.

7.4. Pénalités

La progression en dehors de l’itinéraire obligatoire entraînera la mise hors course immédiate. Une équipe de contrôleurs mobiles pourra disqualifier immédiatement les concurrents en infraction.

7.5 Assistance

Les assistants disposent d’un road-book ou d’une carte fournie par l’organisation, leur permettant de connaître tous les passages autorisés pour les assistants.

8. LOGISTIQUE

8.1. Bagages

Contrairement à la première édition, le bivouac est sur un même lieu durant les trois jours. Vous pouvez donc laisser vos bagages dans vos tentes ou vos voitures. Attention à ne pas laisser des objets de valeur à la vue de tous.

8.2. Parc VTT

L’organisation mettra à disposition un parc VTT à chaque étape. L’accès au parc est strictement réservé aux concurrents du Raid VTT. Un antivol est obligatoire pour déposer son VTT dans le parc. Seuls les concurrents munis du bracelet inviolable fourni par l’organisation – avec un code barre spécifique – et correspondant au code barre de la plaque de cadre, pourront pénétrer avec leurs VTT. Ils devront émarger en entrée et en sortie de parc. L’organisation appliquera un strict respect de ces consignes. Toute entrée et sortie est définitive. La réparation ou entretien dans le parc VTT est strictement interdite. Les horaires d’ouvertures et fermetures du parc sont communiqués dans le programme officiel du raid.

8.3 Restauration

2 à 6 ravitaillements par jour seront disponibles selon la difficulté de l’étape. Il n’y a pas de repas le midi sur les étapes. Les ravitaillements sont adaptés à la pratique du VTT sur de longues étapes. Les déjeuners et repas du soir sont assurés par un traiteur. Les horaires de début et fin de service sont communiqués sur le programme officiel du raid. Repas de votre séjour sur le raid : vendredi soir, samedi soir, dimanche midi

Petit-déjeuner de votre séjour sur le raid : samedi matin, dimanche matin

8.4 Réparation et entretien vtt

Un lavage VTT est disponible sur chaque arrivée d’étape. Une assistance mécanique est assurée par un partenaire. Vous y trouverez si besoins des pièces de rechanges, et une prestation mécanique pour la réparation ou le réglage de votre vélo. Les tarifs sont disponibles directement auprès du stand mécanique. Cette assistance est limitée à des pièces et besoins dits standards. En cas d’indisponibilité d’un composant nécessaire à la remise en état de votre VTT, le partenaire pourra dans la limite de ses capacités vous proposer une location de VTT pour terminer le raid.

8.5 Bivouac

Nous entendons par bivouac, la mise à disposition d’un emplacement dans un camping ou sur un terrain adapté pour une toile de tente uniquement. Les véhicules, caravanes, camping car ne sont pas inclus dans le montant forfaitaire du Raid VTT. Si vos assistants souhaitent résider dans le camping avec ces véhicules, vous devez réserver préalablement auprès du gérant du camping et payer cette prestation. Sanitaires et douches seront bien entendu disponibles sur les bivouacs. Des emplacements pour camping car pourront être conseillés par l’organisation en dehors de nos aires de bivouacs.

8.6 Assistant/Accompagnant

Nous entendons par assistant, toute personne qui accompagne un coureur durant les 3 jours du raid. Celui-ci sera déclaré lors de l’inscription. Le tarif pour les 3 jours est précisé sur le site internet du raid. Il devra porter en permanence le bracelet qui sera fourni dans le pack dossard du coureur. Ce bracelet donnera accès pour l’assistant à la zone de bivouac, tous les repas et petit déjeuner du raid et aux ravitaillements. L’accès au parc VTT lui sera formellement interdit. Tout assistant non inscrit ne pourra accéder aux prestations du raid. Aucune inscription sur place ne sera possible et l’accès au bivouac sera à payer directement auprès du gestionnaire. Il peut néanmoins accéder aux zones d’assistance pour les coureurs. La formule « assistants » est donc juste obligatoire pour les assistants qui veulent bénéficier des tarifs repas et campings négociés par l’organisation.

8.7 Navette

L’organisation ne propose pas de service de navette car les points de départ et d’arrivée du raid sont au même endroit.

8.8 Sécurité

L’organisation dispose d’un dispositif de secours validé par la commune. En cas de problème il est impératif de prévenir au plus vite l’organisation via le numéro de téléphone qui vous sera communiqué, ou de vous rapprocher d’une personne du staff qui dispose une radio, ou de composer directement le 112 à partir de votre mobile, lorsque l’urgence l’impose. Sur avis médical, l’organisation se réserve le droit de mettre hors-course et de faire évacuer du parcours toute personne qu’elle juge inapte à continuer l’épreuve. Tout participant faisant appel à un médecin ou secouriste se soumet de fait à son autorité et s’engage à accepter pleinement ses décisions. En cas de nécessité, et dans l’intérêt de la personne secourue, il est fait appel aux équipes de secours qui, dès lors, prennent la direction des opérations et mettent en œuvre tous les moyens appropriés, y compris héliportés. Toute personne ayant subi une intervention médicale ou chirurgicale durant le mois précédant le départ devra en informer l’organisation par courrier. En l’absence de cette déclaration, l’organisation ne pourra être tenue responsable en cas d’incident majeur.

9. POLITIQUE D’ANNULATION ET DE REMBOURSEMENT

Assurance annulation disponible lors de l'inscription. Edition 2021 : possible remboursement 100% en cas d'annulation Covid-19, excepté frais bancaires.

En cas d'annulation Covid:

-Remboursement du droit d'inscription à hauteur de 100% hors frais bancaires

-Remboursement des options payantes choisies à hauteur de 100% hors frais bancaires

Aucune annulation acceptée sans assurance annulation sauf en cas de force majeur décrété par les organisateurs. En cas d'annulation de l'évènement pour cause de pandémie, les organisateurs se donnent le droit de proposer plusieurs solutions de remplacement.

ASSURANCE ANNULATION (option payante)

Si vous avez souscrit à l'assurance annulation lors de votre inscription, vous avez accepté les conditions générales de l'ULTRA RAID DES 3 VALLEES BELGIUM.

Dans quel cas puis-je être remboursée via mon assurance annulation?

-Tous les risques sont couverts grâce à votre assurance annulation, cependant un motif doit être présenté comme justification de la demande d'annulation.

-Toute demande d'annulation peut être introduite au maximum 10 jours avant le début de l'épreuve.

-Une preuve du motif justifiant la demande l'annulation doit être fournie à l'organisation.

Comment utiliser cette assurance?

-Envoyez un email à l'adresse suivante: organisation@ultra-raid-des-3-vallees.com

-En objet de l'email "ASSURANCE ANNULATION + votre numéro d'inscription"

Nous reprendrons ensuite contact avec vous pour procéder aux modalités de remboursement.

10. DROIT A L’IMAGE

En participant au raid les concurrents autorisent l’organisateur et ses ayants droits à utiliser et reproduire son nom, son image et sa voix dans le cadre du raid, en vue d’une exploitation sur des supports de communication et promotion. Et ce dans le monde entier et par tous les moyens connus à ce jour. Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux données personnelles vous concernant. Par notre intermédiaire, vous pouvez être amené à recevoir des propositions d’autres sociétés ou associations. Si vous ne le souhaitez pas, il suffit de nous écrire en nous indiquant vos noms, prénoms, adresses. L’inscription au raid implique obligatoirement pour le concurrent de recevoir les lettres d’informations électroniques concernant des éléments et contenus liés à la course pour laquelle il est inscrit. Conformément aux nouvelles dispositions relatives au respect de la vie privée, les personnes ne souhaitant pas apparaître sur les résultats officiels ou sur les listes d’inscrits doivent nous en informer par écrit.

11. LITIGES ET RECLAMATIONS

Toute demande peut être adressée par mail à info@ultra-raid-des-3-vallees.com ou par voie postale à ASBL Ultra Raid des 3 Vallées - rue de la gare 23, 5522 Falaen. Durant l’épreuve le référent est le directeur de course. Toute réclamation parvenue 1 mois après la date de fin du raid sera considérée comme nulle et non avenue. En cochant la case du formulaire d’inscription vous signez et acceptez automatiquement le règlement de l’épreuve.

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